EBOOK: las claves para elegir el ERP de tu organización

En el dinámico mundo empresarial actual, las organizaciones enfrentan constantes desafíos para optimizar sus operaciones, mejorar la toma de decisiones y alcanzar un crecimiento sostenido. En este contexto, el ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) surge como una herramienta fundamental para la gestión integrada y el éxito empresarial.

Un ERP es un sistema de software que unifica y automatiza diversos procesos operativos de una empresa, desde las finanzas y la contabilidad hasta la producción, la cadena de suministro y la gestión de relaciones con clientes. Esta integración puede ser en servidores físicos o en la nube y permite a las organizaciones tener una visión holística de su negocio, optimizar recursos, agilizar procesos y tomar decisiones estratégicas más informadas.

En esencia, un ERP funciona como el cerebro de una empresa, brindando información en tiempo real y análisis precisos para impulsar el crecimiento y la rentabilidad. «Al tener integrados todos los procesos, se unifican la planificación y la visión estratégica de la organización, permitiendo optimizar tiempos, contar con mayor eficiencia y eficacia, obtener indicadores y tener una mejor lectura del negocio», destaca Marcela Maioli, Business Manager de AW.

Para entender de la importancia de estos sistemas, se espera que el mercado global de ERP alcance los USD 103,95 mil millones para el año 2029, con un crecimiento anual compuesto (CAGR) del 9,76% durante el período de pronóstico (2024-2029). Por eso, en esta nota indagaremos sobre las principales claves para elegir el ERP adecuado para tu organización.

Elegir al equipo adecuado

Es fundamental entender que el equipo que liderará la implementación del ERP debe estar compuesto por personas con diferentes habilidades y conocimientos. Por eso, es importante que cada área de la empresa esté representada, incluyendo:

– Referentes de cada proceso/área: Serán los futuros usuarios clave del ERP y conocen mejor los requerimientos del negocio.

– Personal de IT: Conocen las necesidades tecnológicas actuales y las tendencias futuras.

– Finanzas: Involucrados para gestionar el presupuesto de la inversión y calcular el ROI.      

– Gerencia/Dirección: Deben patrocinar el proyecto en toda la organización, promoviendo la gestión del cambio, suministrando su visión y plan de negocio a futuro, y tomando la decisión final.

Relevar requerimientos del negocio a hoy y a futuro

Un factor crítico de éxito para elegir un ERP es tener claridad en los procesos de tu empresa. Es oportuno realizar un relevamiento y mapeo de los mismos, considerando tanto el “As Is” (estado actual) como el “To Be” (estado deseado futuro). Es crucial analizar diferentes tipos de requerimientos: técnicos, funcionales, de la plataforma y de seguridad para una correcta puesta en práctica. Además, se deben evaluar:

1. Tamaño de la empresa: Las necesidades varían según el tamaño.

2. Origen de la solución: Diferencias entre soluciones locales y multinacionales.

3. Actividad de la empresa: Soluciones especializadas y generales.

4. Proceso de implementación: Diferencias entre soluciones enlatadas y de clase mundial.

5. Desarrollo del software: Ventajas y desventajas de ERP de código abierto y cerrado.

“Cuando hablamos de nuestros requerimientos, es fundamental entender no solo que herramientas estamos usando hoy, sino también intentar proyectar lo que se quiere tener en el futuro. La clave siempre debe estar enfocada en mejorar y no replicar lo que se tiene. Por eso, cuando listemos nuestras necesidades, estas deben poder adaptarse al nuevo producto y que este se adapte a las necesidades de la compañía en el futuro”, destaca Gustavo Cacace, Solution Sales Professional de AW.

Selección de las Soluciones y la Implementación

Tras definir los requerimientos presentes y futuros de tu negocio, es momento de seleccionar el ERP ideal. Esta decisión estratégica requiere un análisis cuidadoso de las diversas opciones disponibles en el mercado.

Es fundamental identificar el tipo de ERP que mejor se adapte a tu empresa, considerando varios factores: como el tamaño de la organización, el origen del ERP (local o multinacional), y la naturaleza de tus actividades (si son altamente especializadas, lo que podría requerir una solución de nicho, o más generales, lo que podría permitir el uso de una solución más universal).

También, es importante determinar si buscas un ERP a medida o una solución world-class, avalada globalmente por varias compañías. Adicionalmente, se debe considerar las posibilidades de extensión del ERP, ya sea mediante desarrollos personalizados, a través de una plataforma low code o mediante flujos de configuración.

Cada tipo de ERP ofrece características y funcionalidades específicas, por lo que es relevante evaluarlas en función de tus necesidades particulares. Por ello, es esencial elegir al implementador adecuado para garantizar una implementación exitosa.

Qué considerar al elegir un implementador

Al elegir un implementador, se deben tener en cuenta varios aspectos para asegurar el éxito del proyecto. La trayectoria está en primer lugar, ya que una amplia experiencia en el mercado y en proyectos exitosos aporta confianza y seguridad.

También es importante la presentación de un portfolio robusto, que incluya experiencia con soluciones similares a las que necesitas, para abordar eficazmente tus requerimientos específicos. Otro punto son las alianzas y partnerships del implementador con el fabricante del ERP, junto con certificaciones relevantes, que garantizan un respaldo sólido y actualizado. La solvencia financiera y económica del implementador son importantes, ya que, combinada con un equipo experimentado, asegura que podrán llevar a cabo el proyecto sin contratiempos.

Igualmente importante es que el implementador tenga experiencia en proyectos similares al tuyo, tanto a nivel local como internacional, para garantizar que comprendan tus desafíos específicos.

Según el estudio de IDC, el 72% de las empresas que implementaron un ERP con éxito consideraron la experiencia del implementador como un factor clave para el éxito del proyecto.

Por último, las referencias de clientes satisfechos con proyectos y soporte similares a lo que necesitas ofrecen una valiosa validación de la efectividad del implementador. Considerar todos estos aspectos te ayudará a elegir un implementador que no solo cumpla con tus necesidades inmediatas, sino que también sea un socio estratégico a largo plazo.

Elaboración del RFI y RFP

Para continuar con la selección del proveedor de ERP adecuado, resulta indispensable utilizar herramientas como el RFI (Solicitud de Información) y el RFP (Solicitud de Propuesta).

El RFI permite evaluar las capacidades básicas de los proveedores, mientras que el RFP se utiliza para obtener propuestas detalladas sobre la solución técnica y económica que ofrece cada uno. Al comparar las respuestas de los proveedores a estos documentos, las empresas pueden identificar al proveedor que mejor se adapta a sus necesidades y presupuesto, reduciendo el riesgo de errores en la selección e implementación del ERP.

Conociendo al Timón: El ROI

Antes de embarcarse en la búsqueda del ERP ideal, es fundamental contar con una brújula que indique el camino correcto: el Retorno de la Inversión (ROI). Esta métrica permite evaluar la viabilidad de la inversión y determinar si el ERP elegido realmente llevará a la rentabilidad.

El ROI se calcula como la diferencia entre los beneficios esperados y la inversión total, dividida por la inversión y multiplicada por 100. En otras palabras, indica cuánto dinero se ganará por cada peso invertido en el nuevo sistema.

“Lo más difícil es calcular los beneficios”, destaca Maioli quien brinda ejemplos para poder llevarlo adelante. «La empresa suele pagar X cantidad por licencias y mantenimiento de su ERP actual. Con un ERP moderno, se puede reducir significativamente este costo, optimizando las licencias necesarias e integrando soluciones en la nube. También sucede que la empresa pierde mercadería por vencimiento debido a la falta de seguimiento adecuado. Con un ERP actualizado, se implementa un sistema de control de vencimientos, lo que permite optimizar las compras y evitar pérdidas innecesarias, para dar solo algunos ejemplos».

Presentación y Demostración del ERP

Con el mapa del ROI y los beneficios en mano, es crucial evaluar cuidadosamente a los proveedores potenciales y sus soluciones ERP. Para ello, dos herramientas esenciales son:

– Presentación: El proveedor debe presentar una propuesta clara y completa que incluya objetivos, beneficios esperados, experiencia previa en implementaciones similares, metodología de trabajo, equipo involucrado, cronograma del proyecto, inversión total, ROI estimado, servicios postventa y su propuesta de valor única.

– Demostración: El proveedor debe demostrar en acción las capacidades de su ERP, utilizando un script de demo personalizado que incluya la casuística requerida por la empresa. Esta demostración permitirá evaluar la cobertura funcional de la solución, así como la capacidad del implementador para explicar y responder a las preguntas.

Cada vez más y en un mundo empresarial en constante evolución, la adopción de un ERP adecuado se convierte en una decisión crucial para alcanzar el éxito. Como bien lo menciona Gustavo Cacace, «las compañías deben conocer cuáles son los dolores y tener la capacidad de analizarlos y medirlos. Allí radica el verdadero agente del cambio en la elección de un ERP: la capacidad de cuantificar y medir los beneficios potenciales”.

En esta nota te compartimos una perspectiva sobre las claves fundamentales para una selección e implementación exitosa de un ERP. Sin embargo, la búsqueda de la transformación empresarial va más allá. Para aquellos que buscan profundizar en este tema, les invitamos a descargar nuestro ebook gratuito «Cómo elegir un ERP», donde encontrarán información detallada para elegir el sistema de planificación que mejor se adapte a su negocio.