Las 7 claves para elegir el software ERP adecuado a su empresa

El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es un software empresarial básico. Se trata de un sistema que engloba todas las funciones y tareas fundamentales para la articulación de su empresa. Esto incluye finanzas, gestión de inventarios, procesamiento de pedidos de clientes, recursos humanos, fabricación, entre otras tantas funciones relacionadas a Finanzas u Operaciones.

A la hora de elegir un sistema de este tipo, es fundamental entender qué funciones se necesitan resolver para validar si el sistema que se está analizando las soporta y con qué alcance. Sin embargo, esto no es lo único a considerar. Por esa razón, te acercamos 7 consideraciones que te ayudarán a la hora de elegir el sistema que acompañara a tu empresa a en los próximos años:

1. Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de buscar un nuevo sistema ERP es el tamaño y la naturaleza del negocio. Una pequeña empresa podría beneficiarse de algo sencillo y fácil de utilizar con dispositivos móviles, mientras que una gran empresa necesitaría una plataforma global, escalable y con alcance mundial. A su vez, también es necesario analizar cómo está estructurada la empresa: ¿cuenta con varias sucursales?, ¿trabaja con más de una moneda?, ¿distribuye nuestros productos a escala internacional? Responder a estas preguntas ayudará a determinar qué tipo de sistema se requiere.

2. El rumbo de la organización: Si está empezando, puede que no quiera una solución que ofrezca todo resuelto, sino que se centre en áreas específicas como la gestión de inventarios y el procesamiento de pedidos de venta. Si lo que planeas es expandirte y crecer, entonces puede que merezca la pena considerar una solución que ofrezca más flexibilidad en términos de escalabilidad dado que, si su empresa crece rápidamente y se hace mucho más grande de lo que es hoy, habrá que asegurarse de que la solución pueda gestionar este crecimiento sin problemas. Si no fuese así, es posible que tenga problemas para ampliarla más adelante y que incurra en costos adicionales al actualizarla o cambiarla por completo (lo que puede resultar sumamente caro).

3. El cumplimiento de los requisitos fiscales de los países en los que opera la empresa: Es vital verificar si la solución cumple con estos requisitos, y en caso de que no los cumpla de forma nativa, es importante saber si existe una solución que pueda adaptarse a ellos. También es clave entender que tan involucrado está el proveedor de servicios o implementador de la solución con la aplicación y las normativas fiscales aplicables. En definitiva, es crucial asegurarse de que el software pueda cumplir con los requisitos fiscales del país o países donde opera, a fin de evitar problemas legales y fiscales en el futuro.

4. Otras cuestiones a tener en cuenta son los aspectos relacionados con el mantenimiento del sistema: ¿dónde se encuentra alojado el sistema?, ¿requiere algún tipo de despliegue de infraestructura de su parte?, ¿es una solución On-Cloud o On-Premise? Las respuestas a estas preguntas ayudarán a entender qué costos y tareas se deben asumir de forma recurrente todos los meses y cuánta responsabilidad se tendrá sobre ellas. Si bien hoy en día muchos sistemas trabajan 100% en la nube, es importante realizar un análisis detallado y validar si la nube en la que se encuentra implementado pertenece al mismo proveedor o a un tercero, ya que esto le dará información importante sobre la plataforma a la que se estará subiendo.

5. Es esencial comprender cómo se comercializa el sistema. ¿Se encuentra bajo un modelo SaaS en el que solo se ocupa de utilizar el sistema o, por el contrario, es responsable de cuestiones relacionadas con aplicaciones, tiempo de ejecución, sistemas operativos o middleware, entre otros? No deben subestimar estos aspectos, ya que pueden tener un impacto significativo en los costos, eficacia y eficiencia de la plataforma a largo plazo.

6. Además, es crucial entender la flexibilidad que ofrece el sistema para realizar adaptaciones e integraciones con otros aplicativos (lamentablemente, el 95% de las empresas las requieren). Aunque muchos sistemas permiten hacerlo, a menudo solo se puede lograr a través del desarrollo, lo que limita las posibilidades, ya que tendrá que contar con habilidades específicas que pueden ser difíciles de encontrar en el mercado. En algunos casos, existen herramientas de extensión que permiten realizar modificaciones sin necesidad de utilizar código, mediante una administración Low-Code. Esto le permitirá reducir costos, avanzar más rápido y, en el futuro, resolver este tipo de trabajos sin depender de un proveedor, sin comprometer la calidad del software ni aumentar los costos de implementación.

7. Por último, y estrechamente relacionado con el punto anterior, es de vital importancia entender cómo se integra la aplicación con las herramientas que utiliza diariamente, como el correo electrónico, el chat empresarial o el software de hojas de cálculo y procesamiento de textos. Si logra encontrar una solución que trabaje de forma natural con las mismas herramientas que ya utilizan sus equipos de trabajo a diario, tendrás una parte importante de la aceptación de sus usuarios asegurada.

Elegir el ERP adecuado es determinante para el éxito a largo plazo de cualquier empresa. Es importante tomar en consideración los requerimientos actuales y futuros del negocio al seleccionar la solución de software empresarial. La inversión en un ERP de calidad puede ayudar a las empresas a optimizar sus procesos de negocio, aumentar su productividad y mantenerse competitivos en un mercado en constante cambio. Por lo tanto, es fundamental tomar todos los recaudos necesarios para resolver los requerimientos de hoy y del futuro, y asegurarse de que la solución elegida sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.

En definitiva, la elección del ERP adecuado es una decisión estratégica para el éxito o fracaso de una empresa. En AW somos conscientes de ello y queremos acompañarte en este proceso, presentándote las opciones con las que trabajamos y brindándote la ayuda necesaria para tomar la decisión correcta. Nuestro objetivo es lograr que lleves tu empresa a lo más alto y eso solo es posible con una solución de software pensada para tus necesidades y objetivos.